Der Wechsel zu Windows 10 und Office 365 geht einher mit einem Paradigmenwechsel. In der Vergangenheit wurden die Benutzer von der IT oftmals mit unflexiblen, abgeschotteten und überregulierten IT Systemen versorgt. Wollte man den Firmenlaptop mit dem Heimdrucker verbinden musste man schon fast ein Projekt starten, dass mehrere Tage dauert und viele Personen und Genehmigungsprozesse beinhaltet.
In der neuen Cloud Welt ist es meist Umgekehrt. Unter dem Stichwort des „End User Empowerment“ wird die Macht dem Benutzer zurückgegeben. Trends wie „Consumerization of IT“, neue Gerätschaften wie Smartphones und Tablet und eine neue Generation von Mitarbeitern lassen sich nicht mehr so einfach an eine moderne „assembly line“ beziehungsweise an ein Fliessband stellen. Die Zeiten in denen die Interne IT den Benutzer einschränkt und belehrt sind definitiv vorbei. Kreativität, Innovation und Teamgeist sind gefragt. Das geht mit alten Methoden nur schlecht.
Doch oftmals sind die Benutzer mit der Fülle an neuen Möglichkeiten komplett überfordert. Von einem Extrem ins andere geworfen artet das meist in Chaos aus. Denn wie schon eingangs erwähnt: Mit grosser Macht kommt eine grosse Verantwortung!
Deshalb ist es unumgänglich den Wechsel zu begleiten und Richtlinien beziehungsweise Leitsätze oder eine „Governance“ zu erstellen. Es erfordert eine offene Firmenkultur und ein gutes Veränderungsmanagement. Erst dann werden die neuen Werkzeuge sinnvoll genutzt und gewinnbringend eingesetzt.
Aus aktuellem Anlass sind Kollaborationswerkzeuge wie Microsoft Teams sehr gefragt. Die Mitarbeiter sitzen im Home Office. Den kurzen „latrinenweg“ gibt’s nicht mehr. Der Informationsaustausch ist erschwert. Die Produktivität sinkt.
Unternehmen mit einer Microsoft Strategie führen nun Microsoft Teams ein, damit sich die Benutzer auf einem einfachen und sicheren Weg austauschen und kollaborieren können. Als Grundlage für den Veränderungsprozess kann die Theorie von Kurt Lewin oder John Paul Kotter herangezogen werden. Und als „Governance“ schlagen wir meist einen einfachen und pragmatischen Kommunikationsleitfaden vor.
Der Kommunikationsleitfaden hält fest, welche Information oder Kommunikation wie zu erfolgen hat. Natürlich sind das keine in Stein gemeisselten Gesetze. Es sind lediglich Richtlinien, die den Benutzern die Wahl des Kommunikationsmittels erleichtern soll.
Wie auch schon ein anderer bekannter Werbespot einer Reifenmarke mal herausgefunden hat: «Power is nothing without control».
Kontaktieren Sie uns zu Microsoft Teams, Telefonie über Teams oder andere Cloud Themen. Denn wir sind ausschliesslich Cloud fokussiert und durften in unserem beruflichen Werdegang schon einige Veränderungsprozesse mitbegleiten.
Für das ViNET2 Team
Bojan Jancar
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